A gestão de uma empresa não é uma tarefa simples, especialmente se não houver um planejamento adequado para a organização de tarefas. Uma ferramenta que pode ajudar é o relatório de ocorrências, que agrega maior assertividade nas decisões da rotina de trabalho e possibilita um monitoramento mais transparente do trabalho.
Por que adotar um relatório de ocorrências?
Quem trabalha diretamente com manutenção predial, por exemplo, já deve saber que um dos principais papéis dos relatórios é proporcionar uma visão macro das atividades realizadas para o gestor de facilities. Além disso, eles também podem entregar maior previsibilidade, produtividade, segurança e maior economia para a operação.
Um exemplo prático é a possibilidade do relatório de ocorrências facilitar a comunicação de falhas em equipamentos importantes, como o ar condicionado. Ao entender a necessidade do reparo, o gestor evita gastos desnecessários com o uso de um aparelho com defeito e consertos mais complexos. E, claro, também consegue prevenir consequências mais sérias, como acidentes que coloquem em risco a vida de pessoas.
E esse é apenas um exemplo da importância deste tipo de relatório que, infelizmente, ainda pode ser encarado como uma demanda burocrática e desnecessária. Entretanto, essa é uma ferramenta primordial para o controle operacional e financeiro da empresa, já que possibilita o acompanhamento de situações que passariam despercebidas pelo gestor.
Com o relatório de ocorrências é mais fácil ter controle sobre as tarefas que estão (ou não) em conformidade, quais procedimentos precisam ser melhorados com prioridade e tomar decisões com base em dados precisos.
Invista em um software de gestão de facilities
Agora que você entende a importância do relatório de ocorrências para a rotina da empresa, chegou o momento de adotar uma ferramenta que possibilite esse monitoramento. O primeiro passo é esquecer o papel e as planilhas de Excel. Isso porque a tecnologia está aí para ajudar!
Além de demandarem mais tempo e esforço para serem feitos, relatórios em papel podem ser perdidos com mais facilidade. Já as tradicionais planilhas não oferecem as possibilidades de programas especializados neste tipo de gerenciamento, como os softwares de gestão empresarial.
Com eles é possível organizar o trabalho das equipes, armazenar informações, cruzar dados e identificar os problemas e gargalos da área com mais facilidade. Tudo é feito de forma mais automatizada e precisa, em um banco de dados único e que pode ser facilmente acessado por computadores, tablets e smartphones.
Com a tecnologia também fica mais fácil notificar os setores responsáveis, além de atualizar os status das ocorrências em tempo real. São muitas vantagens:
- Mais agilidade na abertura e atendimento aos chamados;
- Envio rápido de notificações e alertas;
- Prevenção de quebras e falhas em equipamentos e ativos;
- Aumento da produtividade da equipe;
- Aperfeiçoamento dos processos internos;
- Redução de custos com consertos e substituição de ativos;
- Organização do cotidiano de manutenção preventiva;
- Assertividade na identificação de gargalos;
- Tomada de decisão mais rápida e assertiva.
Estes softwares ainda permitem a padronização de rotinas, a organização de ordens de serviço, o acompanhamento das atividades e do desempenho da equipe, entre outros.
Conheça o Sistema Maestro
Solução exclusiva da SETE Serviços, o Sistema Maestro é um software de gestão empresarial que reúne administração, tecnologia e inovação em um só lugar, permitindo planejamento e programação completos de serviços.
Com o Maestro, as empresas podem gerenciar as ordens de serviço com controle de escopo, prazo, qualidade, andamento, entre outros aspectos, acompanhando de forma completa e minuciosa todas as atividades de rotina e manutenção do negócio e diversos outros processos - incluindo o relatório de ocorrências.
A ferramenta possibilita a comunicação aos responsáveis pela área, registro de eventos e de ocorrências emergenciais, gerenciamento de chamados, envio de notificações e alertas, entre outros.
Ou seja, o Maestro acompanha a performance dos negócios de forma 100% digital, presencial ou remota, reduzindo as falhas na gestão e na execução de atividades, identificando oportunidades e ganhos e, com isso tudo, otimizando e agilizando os processos de decisão.
Quer saber mais? Clique aqui e receba uma proposta personalizada da SETE Serviços!