Aumentar a produtividade e motivação, melhorar a eficiência energética, promover a sustentabilidade, reduzir custos e garantir um ambiente seguro para clientes e colaboradores. Essas são algumas das metas buscadas por empresas de diversos setores em todo o mundo para se tornarem mais competitivas.
Neste cenário, a gestão de facilities destaca-se como um pilar indispensável para assegurar o funcionamento contínuo e eficiente de todos os processos internos. Contudo, por ser um setor que ainda engatinha no Brasil, não é incomum encontrar aqueles que ainda não veem a gestão de facilities como uma aliada estratégica do negócio.
O resultado desta falta de confiança é a dificuldade em aprovar mudanças nos processos e orçamentos para investimentos fundamentais na área. Mas, como demonstrar a importância dos facilities para a organização? A resposta está nos relatórios de gestão que, se bem estruturados, vão apresentar os resultados alcançados de forma clara e precisa.
Neste artigo, vamos desbravar a importância dos relatórios de gestão de facilities e apontar alguns que são fundamentais na rotina de qualquer gestor que deseja potencializar seus resultados. Continue a leitura!
Importância dos relatórios na gestão de facilities
Os relatórios constituem a espinha dorsal da estratégia de gestão de facilities. Eles garantem que tudo funcione de maneira eficiente, não apenas atendendo às necessidades dos clientes, colaboradores e gestores, mas também controlando custos de forma eficaz.
Com uma abordagem estratégica, os relatórios auxiliam na:
- visão integrada de todos os processos;
- antecipação de problemas;
- otimização de recursos;
- aumento da produtividade;
- tomada de decisão embasada em dados;
- conformidade da empresa com regulamentações;
- monitoramento de desempenho mais eficiente.
A seguir, confira alguns dos principais relatórios que todo gestor de facilities deve conhecer:
1. Relatório de tarefas e atividades
Esse é o principal relatório que o gestor de facilities deve consultar periodicamente. O documento traz a listagem de todas as tarefas e atividades planejadas para a equipe durante um período determinado de tempo. Ele pode ser diário, semanal, quinzenal, mensal ou de acordo com a necessidade específica de cada empresa.
Entre as informações que podem constar neste relatório, estão:
- Descrição da tarefa;
- Local onde a atividade será realizada;
- Data e horário para realização da tarefa;
- Tempo necessário para a conclusão da demanda;
- Recursos necessários para a atividade;
- Possíveis custos associados;
- Status da tarefa (pendente, em andamento, concluída, etc).
2. Relatórios de custos
No relatório de custos, o gestor de facilities tem um controle detalhado de todos os custos que envolvem a manutenção preventiva e corretiva de equipamentos e instalações. O documento pode incluir informações como:
- Custos de mão-de-obra nas atividades;
- Custos de peças e suprimentos;
- Custos de manutenção preventiva;
- Custos de manutenção corretiva;
Listagem de equipamentos inativos e período; - Dados sobre tempo de vida útil e desempenho sobre equipamentos.
3. Relatório de Manutenção Preventiva
O relatório de manutenção preventiva traz a descrição de todas as atividades que envolvem a manutenção preventiva de equipamentos e instalações da empresa. Normalmente, ele traz dados como:
- Equipamentos, instalações e sistemas que passaram pela manutenção;
- Data, hora e local da atividade;
- Nome do responsável pela manutenção preventiva;
- Descrição da tarefa realizada, incluindo atividades correlacionadas, como limpeza, teste e lubrificação;
- Análise das condições dos equipamentos, instalações e sistemas, incluindo avisos sobre riscos e necessidade de manutenção corretiva.
4. Relatório de Manutenção Corretiva
Em complemento ao anterior, o relatório de manutenção corretiva reúne as demandas que envolvem a manutenção corretiva de equipamentos e instalações, com dados como:
Equipamentos, instalações e sistemas que passaram pela manutenção;
Data, hora e local da atividade;
Nome do responsável pela manutenção corretiva;
Descrição da tarefa realizada, incluindo motivo do reparo, o que precisou ser substituído, quais ferramentas foram utilizadas, etc.
Análise das condições dos equipamentos, instalações e sistemas, incluindo lembrete para manutenção preventiva futura.
5. Relatório de Ocorrências
Outro relatório fundamental na gestão de facilities é o de ocorrências, que permite uma análise das causas e tomada de decisão mais assertiva baseada em dados. O documento traz um panorama completo de todos os incidentes ocorridos, desde os mais simples (como goteiras e vazamentos) aos mais graves (como incêndios).
Ele também é importante para a organização ter um registro detalhado de todas as ocorrências, uma iniciativa fundamental para fins de auditoria. O relatório de ocorrências pode incluir:
- Data, hora e local da ocorrência;
- Tipo de incidente;
- Status da gravidade da ocorrência;
- Descrição de ações tomadas para resolução;
- Nomes dos colaboradores e/ou times envolvidos;
- Custos envolvidos na resolução do incidente;
- Consequências na operação da organização.
6. Relatório de Desempenho Energético
Melhorar a eficiência energética é um objetivo comum na maioria das organizações. Para isso, ter um relatório de desempenho energético é uma medida fundamental para saber quais ações devem ser tomadas. Esse relatório traz informações como:
- Taxas de consumo de energia total;
- Taxas de consumo de energia por unidade de área;
- Tendências de consumo de acordo com o período de tempo;
- Dados e análises de equipamentos e sistemas de energia, como tempo de atividade, eficiência e informações sobre manutenção dos mesmos;
- Ações necessárias para melhorar a eficiência energética e análise de resultados dessas iniciativas.
7. Relatório de Disponibilidade de Equipamentos
Ao verificar se os equipamentos estão disponíveis quando necessários, o relatório de disponibilidade de equipamentos permite um monitoramento da eficácia das manutenções preventivas e corretivas. Entre as informações destacadas neste relatório, pode-se destacar:
- Tempo de atividade dos equipamentos;
- Períodos de inatividade (planejados e não planejados);
- Tempo de resposta dos técnicos de manutenção;
- Números de chamados de serviço;
- Dados de eficiência energética, capacidade, confiabilidade, etc dos equipamentos.
8. Relatório de uso dos espaços
O relatório de uso dos espaços é fundamental para entender quando, como e porque um determinado espaço está sendo utilizado, além de ajudar na identificação de melhorias futuras nesse sentido. Entre as informações trazidas no documento, podemos citar:
- Metragem e localização dos espaços;
- Quantas pessoas usam o espaço, com qual finalidade e por quanto tempo;
- Quais áreas estão sendo utilizadas de forma ineficiente;
- Qual a disponibilidade dos espaços e níveis de ocupação em relação ao que é previsto ou esperado.
9. Relatório de inspeção
O relatório de inspeção traz a descrição de atividades realizadas durante a ronda nas instalações. Realizada de forma periódica, essa inspeção é fundamental para garantir a detecção precoce de ocorrências e rápida implementação de medidas preventivas. Entre os dados encontrados no documentos, podemos destacar:
- Data, local e hora da inspeção;
- Nome do responsável pela inspeção;
- Atividades realizadas durante a inspeção;
- Análise das condições gerais das instalações e seu funcionamento;
- Verificação do estoque de equipamentos, materiais e suprimentos;
- Identificação de possíveis riscos e necessidade de reparos.
10. Relatório de satisfação do cliente
Com uma amostra significativa de respostas, o relatório de satisfação do cliente auxilia na percepção da qualidade e eficácia dos serviços prestados, além de auxiliar na identificação de áreas de melhoria. Esse documento inclui informações relativas a:
- Experiência do cliente com o atendimento da empresa;
- Impressões a respeito da limpeza das instalações e manutenção dos equipamentos;
- Dados sobre a eficácia dos serviços e resolução de problemas.
Tecnologia amplia possibilidades na Gestão de Facilities
Com o avanço da tecnologia, os gestores de facilities têm uma gama de ferramentas poderosas para gerar esses e outros relatórios.
São dezenas de opções de softwares de gestão que podem ser exploradas, permitindo uma visão detalhada de cada aspecto da manutenção. Essas ferramentas não apenas simplificam o processo, mas também potencializam a capacidade de análise e planejamento estratégico.
Entre as opções do mercado, o Sistema Maestro é uma plataforma completa desenvolvida pela SETE para a gestão de facilities e multisserviços, incorporando funcionalidades para planejamento, execução, controle e monitoramento de todas as atividades administrativas e de campo.
A ferramenta acompanha a performance dos negócios de forma 100% digital, presencial ou remota, reduzindo as falhas na gestão e na execução de atividades, identificando oportunidades e ganhos e, com isso tudo, otimizando e agilizando os processos de decisão.
Confira alguns dos principais benefícios do Sistema Maestro:
- Avaliação da performance dos contratos
- Mais eficiência com redução de custos
- Melhoria na comunicação com os clientes
- Redução de riscos
- Avaliação de desempenho dos colaboradores
- Treinamento personalizado dos colaboradores, com foco em desempenho
- Gestão em tempo real e em ambiente único
- Visão holística e integrada de todos os processos
E, claro, tudo isso pode ser registrado e analisado de forma personalizada através de relatórios, que proporcionam uma visão ampla de todos os projetos e equipes para uma gestão mais estratégica.
Quer conhecer mais sobre todas as funcionalidades do Maestro?
Entre em contato conosco e receba um atendimento personalizado para as suas necessidades.
Continue acompanhando o blog da SETE para saber mais sobre a gestão eficiente de empresas e acompanhe-nos no Instagram, Facebook e LinkedIn.