Os facilities contemplam uma série de atividades e são parte fundamental do dia a dia das organizações, pois garantem a manutenção da estrutura interna e a qualidade do ambiente de trabalho. Por isso, é de grande importância que as empresas invistam no gerenciamento destas atividades e na gestão de equipes.
Em um cenário onde a concorrência é cada vez mais acirrada, as organizações precisam contar com serviços terceirizados cada vez mais econômicos, ágeis e de alta qualidade.
E considerando que os facilities envolvem diversos processos, como conservação e limpeza, manutenção, vigilância, portaria e recepção, entre outros, acompanhar o andamento das atividades e ter acesso a indicadores estratégicos é essencial para garantir a melhor performance das equipes e evitar falhas de controle ou retrabalho.
Mas como otimizar a gestão de equipes e processos?
Apesar do excesso de demandas e processos terceirizados, existem algumas estratégias que ajudam os gestores na administração desses serviços e no comando das equipes.
Confira algumas dicas de como otimizar a gestão de equipes e o gerenciamento de facilities.
1. Centralize informações e decisões
Contar com centros de controle para apoiar a gestão de pessoas e centralizar informações relacionadas a compras, suprimentos, logística e manutenção permite a unificação e o controle de dados essenciais para tomadas de decisão e para a otimização das operações de facilities.
2. Invista na motivação das equipes
Realizar reuniões periódicas com os responsáveis pelas equipes e dar feedbacks são práticas fundamentais para aproximar o pessoal, manter o engajamento dos times e o bom desempenho dos trabalhadores e garantir a satisfação de quem presta serviços para a empresa.
3. Utilize um bom software de gestão
Um software de gestão de facilities permite a simplificação de processos e a unificação de informações em um sistema que pode ser acessado de qualquer lugar através de tablets e smartphones.
Estes softwares ainda permitem a padronização de rotinas, a organização de ordens de serviço, o acompanhamento das atividades e do desempenho da equipe, o controle de SLAs e muito mais.
Todas essas facilidades reduzem a necessidade de papéis e planilhas que podem induzir a erros e atrasar os processos, além de possibilitar um acompanhamento mais próximo dos resultados e da eficiência dos processos e auxiliar na otimização do tempo dos gestores.
Conheça o Sistema Maestro
Como mostramos acima, contar com um bom software é uma importante estratégia para otimizar a gestão de processos e pessoal nas organizações.
O Sistema Maestro é uma solução exclusiva desenvolvida pela SETE Serviços que reúne gestão, tecnologia e inovação em um único lugar.
O Maestro é ideal para a gestão de facilities, pois permite o controle de clientes, fornecedores, processos e equipes conforme os padrões da LGPD e requisitos de Compliance, Meio Ambiente, Saúde e Segurança.
Com o auxílio do software os gestores podem controlar todos os processos e contratos da empresa de forma 100% digital, contando com a ajuda de ferramentas que permitem o planejamento, a execução, o controle e o monitoramento de atividades administrativas e de campo.
O que você pode fazer com o Maestro:
- Cadastro de diversas empresas de um mesmo grupo e cadastro de clientes e fornecedores relacionados a cada uma das organizações.
- Cadastro de contratos de multisserviços, gestão de fornecedores e avaliação de performance.
- Gestão de serviços de conservação e limpeza, manutenção, operação predial e industrial, segurança e brigada, planejamento, programação e execução de serviços e controle de prazos e qualidade dos processos.
- Controle e registro da localização das atividades de campo e conferência da execução das atividades, do registro de ponto, de rondas e demais controles de localização do colaborador.
- Cadastro de equipamentos e informações relacionadas e acompanhamento de planos de manutenção e execução das atividades.
- Gestão dos contratos, de colaboradores e de informações relativas a pessoal.
- Cadastro e gestão de treinamentos, aplicação de provas, cadastro de conteúdos.
- Centralização de documentos, contratos e serviços, controle de vencimentos, aprovação de documentos e assinatura digital.
E muito mais!
O Sistema Maestro permite realizar a gestão de processos e acompanhar a performance das atividades a qualquer hora e em qualquer lugar, reduzindo falhas no controle e na execução das atividades, permitindo a identificação de oportunidades e ganhos e otimizando as tomadas de decisão.
Clique aqui para conferir mais sobre o Maestro!
Saiba mais sobre a SETE Serviços
Empresa do ramo de tecnologia, a SETE Serviços conta com as melhores ferramentas do mercado para desenvolver soluções inovadoras que otimizam a gestão de empresas, contratos e serviços.
Com base em inovação e tecnologia, os profissionais da SETE apresentam soluções diferenciadas aos clientes, focando sempre no apoio ao negócio, na melhoria da qualidade dos serviços prestados e na redução de custos e prazos.
O exclusivo Sistema de Gestão Integrado (SGI) da SETE padroniza e unifica uma série de processos internos, planejamento e operação, disponibilizando ao cliente informações de valor, monitorando indicadores e integrando os funcionários às diretrizes da empresa.
As metodologias e tecnologias de nosso SGI permitem ainda uma gestão personalizada e focada nos detalhes, direcionada às necessidades de cada projeto.
O Sistema de Gestão Integrado atende aos requisitos legais e às boas práticas da área, atuando em conformidade com as certificações internacionais e unificando processos de qualidade, gestão ambiental, saúde e segurança do trabalho.
As demais soluções SETE
Além do Sistema Maestro, a SETE oferece demais soluções para otimizar a gestão de equipes e serviços, permitindo aos gestores controlar os processos de trabalho e monitorar todas as atividades desenvolvidas.
Conheça as soluções da SETE para a sua empresa:
- Consultoria e soluções de mercado
A equipe da SETE realiza consultoria especializada para modelagem e implementação de soluções desenvolvidas para otimizar a gestão de contratos e serviços.
- Desenvolvimento de sistemas
Realizamos o levantamento e a análise de requisitos, desenvolvendo soluções em nuvem específicas que atendam à demanda de cada cliente e permitam a análise das informações e a geração de indicadores com uso de ferramentas de BI.
- Serviços de aquisição de dados
Solução que inclui o levantamento de dados em campo por meio de inventários e avaliações, utilizando dispositivos mobile.
- Extração, tratamento e carga de dados
Os profissionais da SETE realizam a implementação de algoritmos de extração e tratamento de dados para carga em bancos de dados, possibilitando o uso de ferramentas de BI para a geração de insights de valor.
E muito mais!
A SETE Serviços tem a solução ideal para você otimizar a gestão de equipes e multisserviços no seu negócio!
Entre em contato com nossos consultores e descubra como podemos ajudar a sua empresa.