A rotina das organizações tem se tornado cada vez mais agitada e com prazos apertados. Nesse sentido, realizar a gestão ágil de projetos é uma maneira eficiente de lidar com demandas gradualmente maiores, prazos reduzidos e clientes exigentes.
Se a sua organização ainda não investe na gestão ágil e não conhece os benefícios que ela pode trazer para os projetos, continue acompanhando o artigo que preparamos!
O que é a gestão ágil de projetos?
Mais conhecida como metodologias ágeis, a gestão ágil de projetos é um conjunto de estratégias elaboradas para otimizar os processos e etapas de entrega de um projeto, buscando maior eficiência e rapidez.
Esta abordagem, que surgiu na indústria de softwares como alternativa aos métodos tradicionais de gerenciamento, atualmente é implementada nos mais diversos setores.
É importante ressaltar que a gestão ágil de projetos não é focada apenas na redução do tempo investido nos projetos, mas também na agilidade de entrega de valor ao cliente.
Esta metodologia é concretizada por meio da criação de ciclos curtos de desenvolvimento, com mensuração de desempenho, e da entrega de tarefas ao final de cada ciclo.
Por defender que o planejamento e a execução das tarefas sejam mais dinâmicas, a gestão ágil reduz as dificuldades burocráticas que podem atrasar ou paralisar o andamento dos projetos.
Dentre os exemplos de gestão ágil de projetos, destacamos as mais utilizadas pelas empresas:
- SCRUM;
- Kanban;
- Nexus;
- Lean;
- Scaled Agile Framework (SAFe).
Gestão ágil de projetos: vantagens e desvantagens
Como mencionamos, a gestão ágil de projetos é adotada por empresas de diferentes segmentos, pois esta metodologia oferece diversas vantagens quando incorporada à rotina de trabalho das organizações.
Mas apesar da rapidez na adoção da gestão ágil, as empresas precisam, antes de tudo, entender que essa metodologia também oferece algumas desvantagens.
Compreender todas as inconveniências da gestão ágil ajuda os gerentes de projetos a evitarem possíveis falhas, além de possibilitar a escolha de uma estratégia de gestão de projetos mais adequada.
Confira a seguir as principais vantagens e desvantagens da gestão ágil de projetos:
- Vantagens:
- Ganhos em agilidade: menos processos burocráticos e melhor distribuição das responsabilidades entre as equipes resulta em autonomia para que os profissionais desenvolvam tarefas simultaneamente.
- Maior transparência na comunicação entre a equipe: os objetivos e metas são comunicados de forma clara e descomplicada, garantindo que cada colaborador compreenda seu papel no processo.
- Entregas contínuas: a definição de prazos para a conclusão de pequenas tarefas ao fim de cada ciclo garante entregas contínuas para o cliente.
- Maior flexibilidade para mudanças no projeto: a rotina de reuniões possibilita a criação de novas ideias e a realização de testes. Esta troca de informações pode ser utilizada em outros produtos ou serviços, além de estimular as equipes a buscarem novas soluções para os problemas.
- Experiência mais alinhada com as expectativas do cliente: o cliente participa ativamente no projeto, trazendo suas ideias em cada etapa de entregas. Esta interação próxima garante que o resultado final seja o mais próximo possível das expectativas do cliente.
- Desvantagens:
1 - Maior dispersão das equipes
As metodologias ágeis trazem maior liberdade e independência para as equipes. Contudo, a falta de processos pode resultar na dispersão dos times.
Seguir em frente sem documentos suficientes ou uma visão clara do resultado final do projeto dificulta o foco e a mensuração do progresso.
Por isso, na gestão ágil de projetos é importante encontrar formas de mensurar o crescimento e compartilhar os avanços com toda a equipe.
2 - Entregas incrementais que prejudicam projetos de longo prazo
A realização de entregas incrementais na gestão ágil de projetos permite respostas mais rápidas e o lançamento de produtos no mercado com maior velocidade.
No entanto, esta característica pode prejudicar projetos de longo prazo, pois nessa metodologia, não existe uma fase formal de design.
Dessa forma, as equipes nem sempre saberão como serão os próximos ciclos de entrega e os resultados finais, fatores que podem prejudicar a previsão de custo, tempo e outros recursos necessários ao iniciar um novo projeto.
A solução para este impasse pode estar na determinação de itens prioritários em cada sprint (reunião) e no desenvolvimento de cada um desses itens.
3 - Dificuldade de manter uma constância de colaboração
Para funcionar corretamente, a gestão ágil de projetos exige uma colaboração constante e grande dedicação de tempo, além de comprometimento dos times.
As equipes devem estar disponíveis para realizar os testes diários e precisam se comprometer a assinar e aprovar todas as fases do projeto e garantir o envolvimento do cliente.
Para manter a colaboração constante de todos os membros, vale utilizar um quadro Scrum que auxilia no alinhamento dos times e ajuda a reunir a equipe regularmente.
Como aplicar a gestão ágil?
Agora que você já sabe o que é gestão ágil de projetos e conheceu suas vantagens e desvantagens, é hora de conferir como aplicar essa metodologia na sua organização.
1 - Documente o planejamento e os objetivos a serem alcançados
Ao adotar a gestão ágil de projetos, é importante documentar as expectativas, pontos a serem abordados, resultados esperados, entre outros aspectos.
Por isso, neste primeiro momento, vale definir:
- prazos;
- etapas;
- profissionais responsáveis;
- atividades;
Entre outros pontos que facilitem o alinhamento com as equipes.
2 - Treine a equipe e esclareça os motivos da adoção das metodologias ágeis
Os profissionais que compõem a equipe devem receber orientações e entender os motivos que levaram a escolha da gestão ágil de projetos, ainda mais se for a primeira vez que essa metodologia está sendo utilizada na empresa ou com aquele time.
3 - Oriente o cliente quanto a entrega dos resultados do projeto
Nas metodologias ágeis, o cliente está envolvido no processo e deve ser informado e orientado quanto o desenrolar do projeto, o que está sendo desenvolvido e como será entregue.
Gostou de conhecer mais sobre a gestão ágil de projetos e entender como ela pode ajudar o seu negócio?
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