Gestão de processos e gestão por processos. À primeira vista, os dois conceitos parecem ser a mesma coisa, mas a pequena diferença na forma de escrever as palavras as tornam completamente diferentes quando são aplicadas na prática!
O gerenciamento de processos é aplicado de forma departamental e verticalizada, um cenário visto na maioria das empresas.
Em contrapartida, a gestão por processos é realizada de acordo com o processo realizado e não por departamento. Seu sentido é horizontal, um panorama ainda pouco encontrado no mundo corporativo.
Para entendermos melhor as diferenças entre esses conceitos, continue a leitura!
Entenda como a gestão de processos funciona
A gestão de processos é a aplicação de melhorias estratégicas no fluxo de trabalho de uma empresa. Para isso, é preciso reconhecer, mapear, modelar e automatizar as diferentes tarefas envolvidas em seus departamentos.
Para as organizações que estão começando a repensar o seu fluxo de processos, esse caminho se destaca com a melhor opção para dar início à uma mudança.
Sua principal característica é ser verticalizada, ou seja, a otimização de processos acontece dentro de cada departamento. Isso faz com que a gestão de processos tenha algumas diferenciações, de acordo com os recursos disponíveis para cada setor e como os gestores decidem utilizá-los.
Não é incomum, por exemplo, que esse investimento seja voltado às metas do setor - deixando de lado o objetivo geral da empresa.
E a gestão por processos? Como ela funciona?
No caso da gestão por processos, encontramos um leque maior de benefícios para o negócio de forma geral.
Muitas empresas comprovam um aumento de vendas e do seu lucro quando implementam esse novo conceito, uma abordagem mais moderna para reestruturar o modelo de gestão do negócio.
Na prática, a gestão por processos foca na otimização dos processos de forma horizontal - levando em conta toda a empresa. Ou seja, o investimento é feito de forma ampla e não priorizando departamentos e gestores específicos.
Mas, é importante lembrar que quando essa abordagem é aplicada, a gestão de processos tende a acontecer de forma automática em cada setor para colocar as mudanças em prática.
O contrário (uma gestão de processos desencadear uma gestão por processos) é que geralmente não acontece.
A gestão por processos é uma abordagem moderna e que visa o direcionamento dos recursos – humanos e financeiros – de acordo com os processos e as necessidades do negócio.
Qual é a melhor opção: gestão de processos ou gestão por processos?
Agora que você já entendeu como cada um desses conceitos funciona na prática, chegou a hora de saber como essas diferenças beneficiam o seu negócio.
Para isso, vamos utilizar um exemplo: o setor de RH de uma corporação identifica um problema no departamento e percebe que um dos processos precisa ser aperfeiçoado. Mas, não há recursos para fazer isso de forma efetiva, então o gestor tem que esperar uma oportunidade e - quando esta surge - essa mudança é feita de forma concentrada no setor.
Na maioria das vezes, gestores de outros departamentos nem imaginam que essa alteração de processo foi feita. É um exemplo clássico de gestão de processos!
Já na gestão por processos busca aplicar as melhorias em todas as áreas, estendendo o processo em um fluxo contínuo para otimizá-lo. Com isso, evita que existam setores privilegiados dentro da organização e favorece diversas vantagens.
De primeira, a gestão por processos pode parecer uma opção mais eficiente, mas não é simples aplicá-la. Entre os principais desafios, podemos citar:
- Dificuldade para visualizar o fluxo de processos, de ponta a ponta;
- Falta de engajamento dos líderes e gestores;
- Colaboradores que sejam resistentes às mudanças;
- Impacto direto na cultura organizacional;
- Compreensão mais complexa da cadeia de valor;
- Recursos existentes são mais difíceis de serem realocados.
Com isso, apesar das diferenças existentes, não é simples mudar a gestão de uma hora para outra. Por isso, não é errado pensar que a gestão por processos acaba sendo uma evolução natural da gestão de processos.
Como escolher o melhor para a minha empresa no momento?
Se essa é a pergunta que surge agora, uma dica é observar o seu fluxo de processos atual. Há casos de empresas que funcionam bem com a gestão de processos e os gestores acreditam que já há maturidade para migrar para um modelo mais moderno e com vantagens assertivas para a empresa.
Mas, se existe uma necessidade específica e que precisa ser resolvida de forma rápida - como a otimização de alguma tarefa no setor de atendimento ao cliente, o melhor caminho continua sendo a gestão de processos.
E podemos explicar essa escolha pelo simples fato deste ser um setor primordial para o sucesso e credibilidade da organização. Esperar uma implementação de gestão por processos pode acarretar em problemas que já teriam sido resolvidos em uma abordagem verticalizada.
Ou seja, o ideal é analisar o seu modelo de negócio e como está o fluxo de processos em cada departamento para entender como e onde automatizá-los com as ferramentas mais eficazes.
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