Toda empresa, independente do ramo e do porte, precisa administrar uma série de informações todos os dias, como Notas Fiscais, comprovantes, recibos, contratos, entre outros. Para garantir a organização geral e a otimização das atividades do dia a dia, as empresas devem investir em melhorias como a gestão de documentos.
Quando estruturada de acordo com certas práticas e realizada de maneira padronizada, a gestão de documentos ajuda a otimizar o tempo dos colaboradores na busca por dados, aumentar a produtividade da equipe e agilizar a tomada de decisão.
Se a sua empresa ainda não investe na gestão de documentos, confira no artigo como realizar essa atividade de maneira eficiente e quais as vantagens ela pode trazer para o seu negócio.
Entendendo a gestão de documentos
A gestão de documentos consiste em uma série de ações realizadas para administrar os arquivos físicos e digitais que uma empresa precisa armazenar, com o objetivo de manter a organização dos arquivos e contribuir para o compliance, assegurando que a empresa atue em conformidade com a legislação.
Esta atividade parte da ideia de simplificar o uso dos arquivos no dia a dia e facilitar a busca por determinadas informações.
A gestão de documentos compreende todo o fluxo de documentos, desde a elaboração do material e seu uso na empresa até o encerramento do processo e o armazenamento do arquivo.
É importante ressaltar que a gestão de documentos é realizada de maneira "personalizada" em cada empresa, conforme a realidade do negócio e suas necessidades.
Dessa forma, organizações com uma grande quantidade de arquivos, por exemplo, podem se beneficiar da automatização da gestão documental, enquanto empresas menores podem optar por um gerenciamento mais simples.
Quais as vantagens da gestão de documentos?
Investir na gestão de documentos traz uma série de benefícios para a empresa. Confira alguns deles:
- Redução de gastos
Não fazer a gestão documental resulta em gastos relacionados ao tempo perdido na busca de um documento, à possível perda de arquivos, à reimpressão de informações perdidas, entre outros.
Todos estes fatores podem elevar consideravelmente os custos e pesar no orçamento de uma organização.
Com a gestão de documentos, é possível reduzir gastos com preservação e armazenamento de arquivos, além de economizar o tempo dos colaboradores em processos burocráticos e demorados, como a busca por documentos específicos, por exemplo.
- Qualidade dos processos
A correta organização e armazenamento dos documentos garante maior agilidade e qualidade às operações da empresa.
Além disso, o processo reduz prejuízos como a paralisação de processos devido à ausência de documentos ou a baixa qualidade de cópias, a perda de contratos importantes e danos à imagem da empresa perante clientes e parceiros.
- Manutenção do desempenho empresarial
Para manter o crescimento e o bom desempenho da empresa, é preciso ter acesso a dados estratégicos, números e uma série de outras informações sobre o histórico do negócio.
Por meio da gestão de documentos, é possível conferir todas estas informações de maneira eficiente e facilitada, permitindo aos gestores analisar resultados, avaliar o desempenho e planejar ações estratégicas voltadas ao progresso do negócio.
Vale ressaltar ainda que uma gestão documental eficiente garante a segurança jurídica da organização a longo prazo.
Como fazer a gestão de documentos?
Para aproveitar todos os benefícios que a gestão de documentos pode oferecer, é preciso organizar e realizar essa atividade de maneira eficiente.
Confira algumas dicas para melhorar o processo de gestão documental na sua empresa:
1. Planeje a mudança para a gestão digital
Contar com um sistema digital para fazer a gestão de documentos garante maior agilidade no processo e reduz a ocorrência de falhas.
No entanto, é preciso realizar algumas adaptações, uma vez que a mudança para a gestão eletrônica interfere, principalmente, na rotina de trabalho dos colaboradores.
Os profissionais deverão se adaptar às alterações, como o uso de softwares específicos para realizar consultas, por exemplo.
2. Crie uma estrutura de organização
É fundamental criar uma estrutura de organização na gestão de documentos. Afinal, este processo é muito mais do que apenas digitalizar os arquivos e deixá-los disponíveis no sistema para acesso dos colaboradores.
Ao realizar a indexação dos documentos e permitir a busca por filtros e palavras-chave, por exemplo, a equipe pode encontrar os arquivos com maior agilidade e facilidade, e o índice de falhas e perdas de prazos é reduzido.
Estas vantagens fazem toda a diferença em empresas com rotinas corridas e que exigem a busca constante por documentos.
3. Digitalize os documentos
Para ter uma gestão de documentos eletrônica completa e eficiente, os arquivos físicos, como contratos, Notas Fiscais, contas, etc, devem ser digitalizados.
Este processo facilita a conferência e consulta dos documentos por meio de um único sistema, e todos os arquivos e informações importantes ficam centralizados.
Mas atenção: a digitalização deve estar prevista na primeira etapa, de planejamento, e precisa seguir determinadas regras de organização para evitar falhas durante o processo.
4. Faça o backup das informações
O uso de sistemas eletrônicos traz facilidade, agilidade e segurança à gestão de documentos. Contudo, as ferramentas digitais também demandam um cuidado a mais para evitar perdas e falhas tecnológicas.
Dessa forma, é importante realizar o backup de todos os documentos, para garantir que, em caso de problemas, as informações não se percam e os processos da empresa não sejam afetados.
É importante ressaltar ainda que o backup precisa possuir protocolos de segurança da informação, a fim de garantir a proteção dos dados contra vazamentos e ataques de hackers, por exemplo.
5. Determine níveis de acesso
Considerando que os sistemas eletrônicos facilitam o acesso aos documentos e permitem que mais pessoas vejam o conteúdo dos arquivos e confiram informações sensíveis, estabelecer o controle de acesso é essencial na gestão de documentos.
Ao determinar os níveis de acesso à documentação, é possível otimizar a segurança da informação da empresa e reduzir os pontos de acesso, evitando o contato de pessoas não autorizadas ou cibercriminosos.
6. Conte com um software de gestão documental
Contar com um software de gestão de documentos é fundamental para implementar uma gestão documental eficiente, automatizada e segura.
Afinal, esta ferramenta permite a realização dos processos que citamos nos tópicos anteriores, além de auxiliar nas demais mudanças e no monitoramento de resultados, e facilitar a consulta aos arquivos e informações.
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